Suite à l'atelier gamifié "Réussir une rétrospective" que nous avons animé avec Agathe Loret lors de l'Agile Day France Suisse qui s'est tenu à Archamps le 29 septembre 2020, je vous propose de partager avec vous quelques principes clés concernant l'exercice de la Rétrospective.
Afin de mettre les participants d'une rétrospective dans les meilleures conditions, je vous propose de lister quelques principes clés, que je présente toujours aux participants avant de démarrer afin de m'assurer qu'ils les aient bien en tête tout au long de la rétrospective.
Parmi ces principes clés, il y a un premier principe qui est celui de "bonne volonté". Chaque participant vient avec l'envie de faire bouger les choses, et laisse son mauvais esprit dehors.
Dans la même lignée, le principe "d'amélioration possible". Chacun ne se laisse pas envahir par la fatalité et met son énergie à construire un avenir meilleur.
Un autre principe est celui de la "subjectivité". Chaque participant peut partager ses ressentis, et c'est correct tant qu'il utilise uniquement la première personne (Je). Il ne parle pas à la place des autres ou du groupe. D'ailleurs, en tant que facilitateur je vous invite à veiller à laisser les absents hors de la discussion.
Le principe "d'ouverture aux autres" est aussi très important. Chacun doit se sentir libre d'exprimer ses opinions et ses sentiments et chaque participant doit accepter que les autres puissent ne pas partager la même vision.
J'attire aussi votre attention sur la gestion des questions. Veiller en tant que facilitateur à ce que le groupe réponde à une question avec des suggestions, des propositions et non pas par une question car l'enchaînement de questions provoque bien souvent des digressions dans les discussions.
Pour finir, j'introduis toujours le principe de la "loi des deux pieds" auprès des participants. Quelqu'un qui ne se sentirait pas la force d'embrasser tous ces principes, ou qui aurait d'autres priorités, doit se sentir libre de sortir des discussions et de la rétrospective pour ne pas freiner le groupe.
Mais malgré tous ces principes, il arrive très souvent que lors d'une rétrospective, vous deviez appréhender et déjouer des comportements pouvant perturber le bon déroulement de la rétrospective. Je vous propose d'en parcourir quelques-uns ensemble et de vous proposer une manière de les déjouer.
Piège n° 1 – le manque d'écoute
Lorsqu'un ou plusieurs participants sont distraits et manquent alors d'écoute, vous avez plusieurs leviers possibles. Le premier est de resserrer le groupe, physiquement par un cercle. Autre levier qui peut faire partir des règles de conduite dans une équipe, est d'interdire le téléphone et l'ordinateur lors des rétrospectives.
Piège n° 2 – l'auto-exclusion
Un des participant s'isole du groupe. Comme pour le manque d'écoute, vous pouvez l'inclure physiquement dans le groupe en le faisant changer de place. Vous pouvez également prendre le temps de rappeler le principe de bonne volonté et d'amélioration possible. Et si vous ne voyez aucun changement, rappeler la loi des deux pieds.
Piège n°3 – Digression générale
N'hésitez pas à couper une discussion qui aurait complètement déviée. Ecrire sur un post it l'idée ou la question et la mettre à part pour qu'elle ne soit pas oubliée et discutée plus tard.
Piège n° 4 – L'incompréhension
Si l'un des participants semble ne pas avoir compris une idée ou une proposition, il ne faut pas laisser une conversation s’installer en parallèle. Inclure les autres participants en leur demandant de reformuler avec leurs mots par exemple, ou encore ne pas hésiter à faire des dessins ou des schémas pour simplifier.
Piège n°5 – Le mauvais esprit
En cas de mauvais esprit, je vous invite à rappeler le cadre de bienveillance souhaité pour une rétrospective. Il n'y a pas de place pour l'humour quand quelqu'un se confie et partage son ressenti qui pour certaines personnes est une démarche intime.
Piège n°6 – L'abandon
Si vous sentez une baisse d'énergie parmi les participants, il n'y a pas de mal à ajourner la rétrospective ou à rappeler la loi des deux pieds. Vous pouvez également proposer de se concentrer sur un sujet et de traiter les autres ultérieurement.
Piège n°7 – La répétition des échanges
Quand deux participants se retrouvent à argumenter en boucle sur les mêmes idées. N'hésitez pas à les interrompre et à écrire les idées de chacun sur un tableau afin d'identifier les idées qui se répètent.
Piège n°8 – Le mode jugement
Lorsque vous percevez du jugement dans les discussions, n'hésitez pas à demander aux participants de s'appuyer sur des faits pour illustrer leur propos. Veillez également à ce que chacun utilise le "Je" lorsqu'il s'exprime. Stopper toute recherche de coupable et inviter les participants à plutôt réfléchir au futur et à des solutions, plutôt qu'à la recherche d'une cause.
Piège n°9 – L'absence d'engagement
Lorsque l'équipe définit un plan d'action suite aux différentes discussions, mais que personne ne souhaite prendre la responsabilité, n'hésitez pas à bousculer chaque participant pour connaître les raisons de cette absence d'engagement. Cependant, n'assignez pas une action à une personne qui ne serait pas volontaire ou à vous-même. Vous pouvez également envisager de découper les actions si celles-ci sont trop conséquentes.
Piège n°10 – Le conflit
Si deux participants en conflit montent le ton lors de la rétrospective, n'hésitez pas à les interrompre fermement et reconnecter le groupe à la rétrospective avec une voix calme et basse.
Selon la nature du conflit, vous pouvez d'une part rappeler que nous souhaitons discuter de sujets et non de personnes lors de la rétrospective ou encore vous pouvez les inviter à reconnaître les points d'accords qui les lient plutôt que les désaccords. Les principes de la communication non violente peuvent être mise en pratique et très utiles dans ces cas-là.
J'espère que ces quelques pistes de réflexion sur comment déjouer les pièges d'une rétrospective vous auront plu.
Je vous souhaite de belles rétros et à bientôt !
Elise
Pour vous accompagner dans vos ateliers, contactez Agathe Loret de Think N' Link pour la Facilitation graphique!